Quando usar a carta formal (e como ela difere da amigável)
Use quando o prazo dado na carta de cobrança amigável passou sem pagamento e sem divergência apontada por escrito. A mudança é de função, não só de tom: a carta amigável abre um canal; a formal fecha o registro. Ela informa o que existe, quanto vale hoje e até quando pode ser pago em condições normais.
Na régua de cobrança, ela é a peça de meio de percurso — o documento que sustenta a decisão seguinte. Cumpre três papéis de uma vez: consolida a posição do débito num único papel; obriga o devedor a se posicionar; e forma, com os anexos, o dossiê que a documentação da dívida exige se o caso for para cartório ou para o Judiciário.
Se o objetivo já é constituir o devedor em mora e preparar protesto ou ação, o instrumento certo é a notificação extrajudicial de cobrança, que exige forma de envio com prova de recebimento.
Os modelos prontos para copiar
Substitua os campos entre chaves duplas antes de enviar.
CARTA DE COBRANÇA
{{cidade}}, {{data}}.
A
{{razao_social_do_devedor}}
CNPJ {{cnpj_do_devedor}}
{{endereco_do_devedor}}
A/C {{nome_do_representante_ou_setor_financeiro}}
Ref.: débito vencido — {{contrato_pedido_ou_notas_fiscais}}
Prezados Senhores,
{{razao_social_do_credor}}, inscrita no CNPJ sob o nº {{cnpj_do_credor}}, vem, por meio desta, comunicar formalmente a existência do débito abaixo discriminado, vencido e não pago:
Título/documento: {{especie_e_numero_do_titulo}}
Origem: {{descricao_do_fornecimento_ou_servico}}, conforme {{nota_fiscal_contrato_ou_pedido}}
Data de emissão: {{data_de_emissao}}
Vencimento: {{data_de_vencimento}}
Valor original: {{valor_original}}
Memória de cálculo até {{data_de_referencia}}:
Valor original .................. {{valor_original}}
Multa de mora ({{percentual_de_multa}}) ...... {{valor_da_multa}}
Juros de mora ({{percentual_de_juros}}) ...... {{valor_dos_juros}}
Correção monetária ({{indice_de_correcao}}) .. {{valor_da_correcao}}
TOTAL ATUALIZADO ............... {{valor_atualizado}}
Os encargos aplicados decorrem de {{clausula_do_contrato_ou_previsao_aplicavel}}.
Apesar das tentativas anteriores de composição amigável, o débito permanece em aberto. Fica V. Sas. formalmente informada de que o pagamento deve ocorrer até {{data_limite}}, por uma das formas abaixo:
Boleto: {{linha_digitavel_ou_link}}
Pix: {{chave_pix}} — {{razao_social_do_credor}}
Transferência: {{banco}}, agência {{agencia}}, conta {{conta}}
Esgotado o prazo sem pagamento e sem manifestação por escrito, o crédito seguirá para as medidas de cobrança cabíveis, na forma da lei e do contrato.
Caso o pagamento tenha sido efetuado antes do recebimento desta, favor encaminhar o comprovante para {{email_do_financeiro}}, para a devida baixa.
Seguem anexos: {{lista_de_anexos}}.
Atenciosamente,
_________________________________________
{{razao_social_do_credor}} — CNPJ {{cnpj_do_credor}}
{{nome_do_representante_legal}} — {{cargo}}
{{telefone}} · {{email}}
CARTA DE COBRANÇA
{{cidade}}, {{data}}.
A
Sr(a). {{nome_do_devedor}}
CPF {{cpf_do_devedor}}
{{endereco_do_devedor}}
Ref.: {{contrato_mensalidade_ou_servico}} — parcelas em atraso
Prezado(a) Senhor(a),
{{razao_social_do_credor}}, inscrita no CNPJ sob o nº {{cnpj_do_credor}}, informa que constam em aberto os valores abaixo, decorrentes de {{descricao_do_contrato_ou_servico}}, firmado em {{data_do_contrato}}:
{{parcela_1}} — venc. {{vencimento_1}} — {{valor_1}}
{{parcela_2}} — venc. {{vencimento_2}} — {{valor_2}}
{{parcela_3}} — venc. {{vencimento_3}} — {{valor_3}}
Total original: {{valor_total_original}}
Encargos até {{data_de_referencia}}: multa de {{percentual_de_multa}}, juros de mora de {{percentual_de_juros}} e correção por {{indice_de_correcao}}, conforme {{clausula_do_contrato}}
Total atualizado até {{data_de_referencia}}: {{valor_atualizado}}
Solicitamos o pagamento até {{data_limite}}, por meio de:
Boleto: {{linha_digitavel_ou_link}}
Pix: {{chave_pix}} — {{razao_social_do_credor}}
Se houver interesse em parcelar o débito, entre em contato pelo telefone {{telefone}} ou pelo e-mail {{email}} até a mesma data, para que possamos avaliar uma proposta.
Não havendo pagamento nem manifestação até {{data_limite}}, o débito seguirá para as providências de cobrança cabíveis.
Se o pagamento já foi realizado, desconsidere esta carta e envie o comprovante para {{email_do_financeiro}}.
Atenciosamente,
_________________________________________
{{razao_social_do_credor}} — CNPJ {{cnpj_do_credor}}
{{nome_do_responsavel}} — {{cargo}}
{{telefone}} · {{email}}
Como preencher: memória de cálculo e prazo final
- Uma linha por título. Número, data de emissão, vencimento, valor original. Cobrança em bloco ("saldo devedor de tantos mil") é fácil de contestar e difícil de executar depois.
- Memória de cálculo aberta. Valor original, multa, juros, correção e total — cada encargo com o percentual e a cláusula que o autoriza. O passo a passo está no guia sobre juros, multa e correção. Nunca fixe taxas no modelo: elas vêm do contrato de cada operação.
- Data-limite única e datada. Um prazo, uma data, sem "o quanto antes".
- Consequência descrita em termos verificáveis. Diga que, esgotado o prazo, o caso segue para as medidas de cobrança cabíveis — e só cite protesto, negativação ou ação se elas realmente entrarem no seu fluxo.
- Anexos listados no corpo: notas fiscais, comprovantes de entrega, contrato, pedidos, boletos. A carta vale pelo que sustenta.
- Assinatura de quem responde pela empresa, com nome, cargo e contato direto.
Cuidados que evitam anular a própria cobrança
- Tom neutro, sem adjetivo. Não escreva "má-fé", "calote" ou "inadimplente contumaz". Se o devedor for consumidor pessoa física, o CDC veda expor a ridículo, constranger ou ameaçar na cobrança (art. 42), e a cobrança indevida efetivamente paga gera devolução em dobro (art. 42, parágrafo único).
- Cheque o valor antes de enviar. Carta com valor errado destrói a autoridade do documento e reabre a discussão em outro terreno.
- Confira a idade do título. Dívida líquida em instrumento particular prescreve em 5 anos (CC, art. 206, §5º, I), mas duplicata e nota promissória perdem a força executiva em 3 anos do vencimento (Lei 5.474/1968, art. 18, e Lei Uniforme de Genebra). O mapa completo está no guia de prescrição de dívidas.
- Envie apenas ao devedor ou a seu representante. Compartilhe os dados só com quem participa da cobrança — birô, cartório, advogado, assessoria contratada —, na linha da LGPD (Lei 13.709/2018, art. 7º, V e X).
- Guarde o comprovante de envio junto com a via assinada. Carta sem rastro de entrega vale pouco na etapa seguinte.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre carta de cobrança e notificação extrajudicial?
A carta de cobrança informa o débito e pede pagamento; a notificação extrajudicial tem finalidade jurídica: constituir o devedor em mora, marcar prazo final e preparar protesto, negativação ou ação. Por isso a notificação exige forma de envio com prova de recebimento — aviso de recebimento, cartório de títulos e documentos ou canal eletrônico rastreável. A carta comum não precisa.
Carta de cobrança precisa ser assinada por advogado?
Não. A carta de cobrança é ato do próprio credor e pode ser assinada pelo representante legal ou pelo responsável financeiro. Assinatura de advogado muda a percepção de gravidade e costuma ser reservada para a notificação extrajudicial. O que não pode faltar em nenhuma delas é nome, cargo e contato de quem assina.
Posso enviar carta de cobrança por e-mail?
Pode, e é o padrão em cobrança entre empresas. Guarde o registro do envio e, sempre que possível, peça confirmação de leitura ou resposta de recebimento. Se o objetivo for produzir efeito jurídico — mora, protesto, ação —, use a notificação extrajudicial em meio que comprove a entrega ao devedor, não apenas o disparo da mensagem.
CONTEÚDO EDUCATIVO. MODELOS SÃO PONTO DE PARTIDA — ADAPTE AO SEU CONTRATO E, EM CASO DE DÚVIDA LEGAL, CONSULTE UM ADVOGADO.