Quando enviar a carta ao responsável financeiro
A inadimplência escolar é volumosa e silenciosa: segundo o levantamento Sponte by TOTVS, 19,62% das mensalidades da educação básica privada ficaram em aberto no 1º semestre de 2025. Boa parte desse volume nunca recebeu uma cobrança formal — só lembretes de secretaria que ninguém arquiva.
A carta entra quando o lembrete não resolveu: ela identifica as parcelas em aberto, apresenta o valor com os encargos do contrato, fixa data-limite e abre caminho para negativação, protesto ou ação. Envie a primeira depois de vencido o segundo boleto sem retorno; a final, quando a data da primeira passar em branco. Fazer isso em escala, com prova de entrega arquivada contrato a contrato, é o que separa a carta que vira acordo da que vira arquivo morto — e é a parte que uma régua de mensalidades assumida de ponta a ponta tira da secretaria.
O destinatário é sempre o responsável financeiro que assinou o contrato de prestação de serviços educacionais — que pode não ser quem leva o aluno à escola. O nome do aluno aparece na carta apenas para identificar o contrato. A operação completa, com régua e indicadores, está no guia de cobrança de mensalidades escolares.
Os modelos prontos para copiar
Substitua os campos entre chaves duplas antes de enviar.
{{nome_da_escola}}
CNPJ {{cnpj_da_escola}} — {{endereco_da_escola}}
{{cidade}}, {{data}}.
Ao(À) Sr.(a) {{nome_do_responsavel_financeiro}}
CPF {{cpf_do_responsavel}}
{{endereco_do_responsavel}}
Ref.: Contrato de Prestação de Serviços Educacionais nº {{numero_do_contrato}} — aluno(a) {{nome_do_aluno}}, {{turma_ou_serie}} (identificação do contrato)
Prezado(a) Sr.(a) {{nome_do_responsavel_financeiro}},
Na qualidade de contratante e responsável financeiro pelo contrato acima, comunicamos que constam em aberto, nesta data, as seguintes parcelas:
{{relacao_de_parcelas}}
(competência — vencimento — valor original)
Valor original em aberto: {{valor_original_total}}
Encargos previstos na cláusula {{clausula_de_encargos}} do contrato: {{detalhamento_dos_encargos}}
Total atualizado até {{data_limite}}: {{valor_atualizado}}
Solicitamos a regularização até {{data_limite}}, por meio de {{canal_de_pagamento}}. Havendo dificuldade momentânea, procure {{nome_do_contato}} pelo telefone {{telefone}} ou pelo e-mail {{email}} até a mesma data: temos condições de parcelamento e podemos avaliar a sua situação.
Registramos que a frequência às aulas, a realização de provas e o acesso do(a) aluno(a) a documentos e atividades escolares não sofrem qualquer restrição em razão deste débito, na forma do art. 6º da Lei 9.870/1999.
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, favor desconsiderar esta carta e nos encaminhar o comprovante para baixa.
Atenciosamente,
_________________________________________
{{nome_da_escola}}
{{nome_do_responsavel_pela_area_financeira}} — {{cargo}}
Recebido em ___/___/______ por: _______________________________
{{nome_da_escola}}
CNPJ {{cnpj_da_escola}} — {{endereco_da_escola}}
{{cidade}}, {{data}}.
Ao(À) Sr.(a) {{nome_do_responsavel_financeiro}}
CPF {{cpf_do_responsavel}}
{{endereco_do_responsavel}}
Ref.: Débito do Contrato de Prestação de Serviços Educacionais nº {{numero_do_contrato}} — aviso final
Prezado(a) Sr.(a) {{nome_do_responsavel_financeiro}},
Apesar dos contatos realizados em {{datas_e_canais_das_tentativas}}, permanecem em aberto as parcelas abaixo, vencidas há {{dias_de_atraso}} dias:
{{relacao_de_parcelas}}
Total atualizado até {{data_limite}}: {{valor_atualizado}}.
Comunicamos que, não havendo pagamento ou acordo formalizado até {{data_limite}}, o débito será encaminhado para {{medida_negativacao_protesto_ou_acao}} a partir de {{data_da_medida}}, na forma da legislação aplicável.
Informamos ainda que, nos termos do art. 5º da Lei 9.870/1999, a existência de débito autoriza a não renovação da matrícula para o período letivo seguinte — providência distinta desta cobrança e que será comunicada em separado, se for o caso.
Reafirmamos que nenhuma medida de natureza pedagógica decorre deste débito: o(a) aluno(a) permanece com acesso integral às aulas, avaliações e documentos escolares, conforme o art. 6º da mesma lei.
Para encerrar o assunto antes da data acima, basta o pagamento por {{canal_de_pagamento}} ou o contato com {{nome_do_contato}}, pelo telefone {{telefone}}, para formalizar parcelamento.
Atenciosamente,
_________________________________________
{{nome_da_escola}}
{{nome_do_responsavel_pela_area_financeira}} — {{cargo}}
Recebido em ___/___/______ por: _______________________________
Como preencher sem abrir flanco
- Contrato e parcelas, uma a uma. Em {{relacao_de_parcelas}} liste competência, vencimento e valor de cada mensalidade em aberto. Bloco único de "débito acumulado" é o que o responsável usa para contestar depois.
- Encargos com a cláusula ao lado. Cite o número da cláusula do contrato que prevê multa, juros e correção. Sem previsão contratual, vale a Lei 14.905/2024: correção pelo IPCA (CC, art. 389) e juros pela taxa legal, que é a Selic menos o IPCA (CC, art. 406). Como o responsável é consumidor pessoa física, a multa de mora não passa de 2% (CDC, art. 52, §1º).
- Data-limite real em {{data_limite}}, com o canal de pagamento na mesma frase.
- Uma linha sobre o aluno — e é uma só: a de que a vida escolar dele não é afetada. Isso não é gentileza, é a prova de que a sua cobrança respeita o art. 6º da Lei 9.870/1999.
- Entrega rastreável: protocolo assinado na secretaria, carta registrada ou e-mail com confirmação. Para preparar protesto ou execução, a peça própria é a notificação extrajudicial.
O que a escola não pode fazer — e o que pode
A Lei 9.870/1999 (art. 6º) proíbe, por inadimplência: suspender provas, reter histórico escolar, diploma ou documento de transferência, e aplicar qualquer penalidade pedagógica. Constranger o aluno, chamá-lo à secretaria para tratar do débito ou separá-lo em sala não é só ilegal — destrói a relação com quem paga.
O que a escola pode: cobrar com encargos, negociar, negativar o responsável, protestar o título e ajuizar. A mesma lei prevê que o contratante inadimplente por mais de 90 dias se sujeita às sanções legais e administrativas compatíveis com o CDC. A escola também pode recusar a rematrícula de quem tem débito (art. 5º), e o desligamento por inadimplência só ao fim do ano letivo — ou do semestre, no ensino superior.
Dois avisos finais. Se você negativar, a baixa após o pagamento é obrigação sua em 5 dias úteis (STJ, Súmula 548). E cursos livres — idiomas, profissionalizantes — não seguem a Lei 9.870: valem o contrato e o CDC, com efeitos práticos diferentes sobre certificado e conclusão.
Perguntas frequentes
A escola pode reter o histórico do aluno inadimplente?
Não. A Lei 9.870/1999 (art. 6º) proíbe reter histórico escolar, diploma e documento de transferência, suspender provas ou aplicar qualquer penalidade pedagógica por inadimplência. Reter documento não acelera o pagamento e expõe a escola a ação do responsável. A pressão legítima é financeira: cobrança formal, negativação, protesto e ação judicial contra quem assinou o contrato.
A escola pode recusar a rematrícula de quem está devendo?
Pode. O art. 5º da Lei 9.870/1999 permite recusar a renovação da matrícula ao contratante em débito. O que a lei não permite é desligar o aluno no meio do período: o desligamento por inadimplência só ao fim do ano letivo — ou do semestre, no ensino superior. Comunique a recusa por escrito, em documento separado da cobrança.
A escola pode negativar o responsável financeiro?
Pode, porque o devedor é o contratante, não o aluno. O registro negativo dura no máximo 5 anos, ou até a prescrição da dívida, o que vier primeiro (CDC, art. 43). A notificação prévia à inscrição é dever do birô, não seu (STJ, Súmula 359). Pago o débito, a baixa do apontamento cabe a você em 5 dias úteis (STJ, Súmula 548).
CONTEÚDO EDUCATIVO. MODELOS SÃO PONTO DE PARTIDA — ADAPTE AO SEU CONTRATO E, EM CASO DE DÚVIDA LEGAL, CONSULTE UM ADVOGADO.